Jak zazářit a stát se skutečnou asistentskou hvězdou?

Jak zazářit a stát se skutečnou asistentskou hvězdou?

1.   Vždy předvídejte!

Přemýšlejte o tom, co se bude dít v pracovním dni vašeho šéfa a jak se na to vy můžete nejlépe připravit? „Miluji ten pocit, když mi moje asistentka usnadní život, aniž bych musela cokoliv říkat.“ svěřila se nám Emma Bengtsson, výkonná ředitelka restaurace Aquavit. „Jsem vždycky nadšená například z takové zdánlivé drobnosti, jako je každodenně doplněná lednička – aniž bych na to já musela myslet a někoho úkolovat. Věřte mi, že více takových drobností udělá každý den jednodušší každému šéfovi!“

Když se stala asistentkou, Amy Pecková, nynější šéfka kultury SoulCycle, zavedla si pracovní zvyk, že vždy v neděli večer prošla v předstihu plány své šéfky na nadcházející týden. „Zeptala jsem se sama sebe, jaké informace by mohla o jejích jednáních a schůzkách potřebovat, jako například čas, místo, dress code, kdo jsou další účastníci? Jaké doplňující údaje bych mohla zjistit, aby moje šéfka chodila na setkání jako skutečná superžena :)?“ Peck poté shrnula všechny tyto informace v online kalendáři své šéfky a připravila podkladové materiály vytištěné do označené složky, kterou bylo možné pročíst na cestě na schůzky. 

2.    Buďte diskrétní

„Kdo ztratil důvěru, víc ztratit nemůže“, to tvrdil již Publilius Syrus. A měl pravdu – buďte vždy za každých okolností diskrétní a důvěryhodná ohledně interních informací. Pozor na sociální sítě! „Zklamat šéfovu důvěru může vaši spolupráci a kariéru ve firmě velmi rychle dostat na bod mrazu.“ říká Anita Bruzzese autorka knihy 45 věcí, ze kterých váš šéf zešílí (45 Things You Do That Drive Your Boss Crazy). Vyhněte se drbům a klevetění s kolegy. Jak na to? Například jedna z asistentek právního oddělení velké firmy nosila v práci s sebou vždy šanon s dokumenty, brala ho dokonce i do společenské odpočinkové místnosti. Jakmile se někdo pokusil vtáhnout jí do pomlouvání, ukázala na šanon a prohlásila – „Promiň, musím tohle urgentně dořešit…“ a odešla.

3.    Nebojte se tak trochu špinavé práce 🙂

Správný asistent i asistentka zvládnou odstranit zaseknutý papír z tiskárny, nevadí jim zaběhnout do Starbucksu pro kávu nebo občas něco drobného zaplatit. Ukažte ostatním, že jste silný a tvrdě pracující týmový hráč! Dovede vás to k tomu, že můžete získat mnohem a strategičtější pozici v týmu nebo dokonce lepší práci. Čím lepší budete, tím rychleji budete díky tomu povýšeni, tvrdí Alexandra Levit, autorka knihy They Don’t Teach Corporate in College. Ale pozor na zažité škatulkování žen asistentek – nemusíte přijmout každou kancelářskou činnost, která vám může být dána za úkol jen proto, že jste žena a kterou by váš mužský kolega nikdy nedělal. Častým příkladem bývají drobné činnosti „na doma“.

4.    Fungujte jako strážný anděl

Jednou z funkcí asistentky je i být jemným, ale důsledným strážným svého šéfa. Chráníte jeho čas, jeho zájmy. Vytváříte prioritizaci jeho úkolů, filtrujete jeho telefonáty a ano, musíte často některé zájemce o hovor nebo schůzku velmi zdvořile odmítat. „Požádejte šéfa o vytvoření jeho VIP seznamu se jmény lidí, na které si udělá vždy čas.“ radí Rachel Terrace, senior viceprezidentka společnosti Beanstalk. Myslete na blokování času pro šéfovi osobní záležitosti – například je dobré vědět, kdy zablokovat v kalendáři čas pro školní besídku jeho dětí – a o tom, že tím na něj zapůsobíte, nemusíte pochybovat… 

5.    Naučte se odrazit zpět 

Každý máme špatné dny, včetně vašeho šéfa. Může mít migrénu, pohádal se se svojí manželkou nebo je vyždímaný ze svého nadřízeného…a vy jste v oběžné dráze toho všeho. „Asistenti se často dostanou na konec různých šéfových frustrací, což je důvod, proč se opravdu musíte snažit, nebrat si je všechny osobně,“ říká již zmiňovaná Alexandra Levit. “Berte to jako skvělou příležitost k procvičení situací, kdy je kritika skutečně namířená na vaši osobu.“ Protože lidé, kteří se skutečně snaží implementovat konstruktivní kritické připomínky a poučit se z nich místo toho, aby se vymlouvali, se pohybují po křivce učení velmi rychle a stávají se neocenitelnými.

6.    Vytvářejte si kontakty a spojence – všude!

Vždy, když o něco žádáte, snažte se to dělat tak, aby vám ostatní chtěli pomoci sami od sebe.“ Jednou mě asistentka požádala o VIP box na prestižní sportovní akci – ale ne pro hostování klientů, ale pro dětskou party – a ona to podala tak mile! Vůbec jsem se nerozmýšlela a opravdu jsem chtěla sama od sebe vše pro dětskou party zajistit. “ vypráví Joanna Marcovici, marketingová manažerka. Ukažte zájem o životy druhých…ptejte se, jakou měli dovolenou, jak se má jejich kočka a jak dopadla ta důležitá schůzka minulý týden? Pak přejděte k nějaké sympatické a podporující poznámce, kterou dáte najevo, že jste součást týmu a že jste na jedné lodi – „Vím, jak tvrdě všichni pracujete, chtělo by to přestávku!“ radí Marcovic. Nikdy nevíte, kdo z týmu vám může v budoucnu pomoci. Nebo se stát vaším nadřízeným.

7.    Pomozte vašemu šéfovi vypadat ohleduplně a pozorně 

Váš šéf se pravděpodobně velmi rád stane tvůrcem pomyslné třešničky na dortu, ale je vždy limitovaný omezeným časem, který může věnovat přípravám a dotažení všeho do zdárného konce. Pomozte vašemu šéfovi být tak svědomitým a pozorným, jak si sám bude přát! Nabídněte mu, že budete odpovídat na dlouho nezodpovězené emaily, zeptejte se, zda můžete zajistit zasílání květin například nemocným obchodním partnerům nebo narozeninovým oslavencům. „Opravdu skvělý asistent působí jako velvyslanec pro atmosféru, kterou šéf chce prezentovat světu,“ říká Caroline Webbová, bývalá partnerka společnosti McKinseyová a autorka knihy How to Have a Good Day. Tyto zdánlivé drobnosti se jako bumerang odrazí na kvalitě vztahů s vaším šéfem! 

Tento článek byl původně publikován jako „Be Your Boss’s Favorite“ v květnu 2016 v časopise Cosmopolitan.

 Zdroj: http://www.cosmopolitan.com/career/news/a56683/assistant-job-tips/

Volný překlad: Zita Hájková