Otevřený dopis šéfům. Respektujte (nejen své) asistenty!

Drazí šéfové, manažeři, výkonní ředitelé a majitelé malých firem,

mnoho z vás patří mezi velmi laskavé, profesionální a mající opravdové porozumění, co se týče spolupráce s asistenty a asistentkami. Pokud jste to vy – děkujeme vám za to, že s námi jednáte jako se skutečnými kolegy a pracovními partnery. Nás naplňuje pracovat pro takové lídry, jako jste vy, díky kterým je naše práce mnohem příjemnější a hlavně naplňující. Ale tento dopis není o vás. Je pro ty z vás, kteří shazují, znevažují a využívají nejen své asistenty.

Tento dopis je výzva, abyste přestali hledět svrchu a skrz prsty na pomocné asistenty, administrativní asistenty, virtuální asistenty, osobní asistenty, ale třeba i na asistenty lékařů a jakékoliv jiné typy asistentů, s nímž jste v kontaktu. Je načase, abyste začali asistenty vnímat jako hodnotné členy týmu, ne jen jako poslední článek pracovního řetězce.

Několik příkladů z mé vlastní praxe

  • Požádali jsme vás o doplnění důvodu schůzky, kterou jste nám zadali pro sjednání? Neříkejte nám, že to není naše věc. Informujte nás v několika bodech plánovaný program, ať máme přehled – koneckonců i to je naše práce. Je schůzka důvěrná? Jednoduše nám oznamte, že je důvěrná! Nebo nám sdělte alespoň neurčitý náznak tématu schůzky, který můžeme předložit v případě potřeby dalším nadřízeným.
  • Donesli jsme vám špatnou kávu? Stačí říci, že nejde o nic velkého, že příště „raději s mlékem a bez cukru“. A poděkovat, že jsme kávu, byť ne podle přesného přání, přinesli – to je opravdu to nejmenší.
  • Ověřujeme u vás po druhé stejnou, již uzavřenou, věc? Neřešte to s námi před všemi ostatními kolegy. Vždy je lepší vše probrat v soukromí a samozřejmě se důrazně ujistit, že se to nebude již opakovat.
  • Podařilo se nám napravit něco, co jste vy pokazili? Pochvalte nás a nejlépe veřejně.
  • Máte nějakou naléhavou záležitost, s níž byste se chtěli vypořádat v sobotu večer – v náš dohodnutý den volna? Prosím, nevolejte nám. Zvládněte to sami, nebo počkejte, až budeme zpátky online, abychom vám pomohli. Rádi to uděláme.

Předcházejte si asistenty 🙂

Ve své knize „The Hard Thing About Hard Things“ podnikatel Ben Horowitz z Silicon Valley povzbuzuje všechny, aby vždy s asistenty jednali se skutečným respektem. Nejde jen o přímé nadřízené, ale i o další šéfy z jiných odděleních či firem, kolegy nebo o obchodní partnery. Jinými slovy, buďte laskaví, trpěliví a taktní – chcete-li se přes nás dostat k našemu šéfovi tak, jak vy potřebujete. Horowitz připomíná, že úkolem asistenta je pomáhat svému šéfovi dělat velmi dobře jeho práci, ne pomáhat vám, dělat dobře práci vaší. Navrhuje, abyste přestali útočit, když odmítáme vaší žádost o schůzku, abychom ochránili čas našich šéfů.

Neberte to osobně

Každý asistent i s minimální 6měsíční praxí se velmi pravděpodobně setkal s nerespektem ze strany vysoce postavených výkonných ředitelů či manažerů, ale i ze strany majitelů jen malých firem. Když k tomuto dochází, je to většinou proto, že vy – zmínění manažeři či ředitelé máte pocit, že na schůzku s naším vlastním šéfem máte nárok, protože ji prostě potřebujete. Myslíte si, že naši šéfové vám schůzku dluží. Nebo že musí být asi velmi nevděční lidé, když vám nechtějí věnovat tu trochu času. A někdy vás asi i napadne, že jsme si na vás zasedli a proto jsou vaše žádosti o schůzku odmítnuty.  Nejdůležitější na celé záležitosti ale je to, že skutečně jen děláme zodpovědně naši práci, když říkáme: „Je mi líto, můj šéf není momentálně pro schůzku/rozhovor/…. s Vámi k dispozici.“ Takže prosím, opravdu to neberte osobně a hlavně nerozčilujte se na nás, když se snažíme tímto postupem odvádět dobře práci pro našeho šéfa.

Pokud nás nerespektujete, nebuďte pak překvapeni, pokud budete poněkud upozadění, při žádání o čas našeho šéf – takovýto přístup je ale pravděpodobně oprávněný a pochopitelný, co myslíte? Pokud vy nám dáte prostor, dělat naši práci kvalitně, budeme odpovídat profesionálním způsobem. A vrátíme se zpátky k našim šéfům, abychom pro vás získali to, co potřebujete. Obecně samozřejmě platí, že jakýkoli nepříjemný tlak od třetí strany by měl být nejprve prověřen našimi šéfy. Pak, v závislosti na okolnostech, mohou zakročit a označit takové chování za nevhodné – ne my, to většinou není v naší kompetenci. Naštěstí mnozí z nás mají štěstí, že pracují pro šéfy, kteří nás tímto způsobem skutečně chrání.

Chraňte svého asistenta

Pokud si při čtení těchto řádků uvědomujete, že i váš asistent nebo asistentka někdy zažili takovouto formu nátlaku či nerespektujícího chování, je načase podniknout kroky a postavit se za svého asistenta. Pokud by se jednalo o zjevný přestupek, měli byste oznámit dané osobě, že byste ocenili, aby se podobné chování neopakovalo a požádat o omluvu pro vašeho asistenta. Pokud problém přetrvává u někoho přímo ve vaší firmě, možná budete muset projít formálnějším disciplinárním procesem, může dojít bohužel i k propuštění.

Umíte si představit, jaké to je?

Pokud stále nejste přesvědčeni, že byste měli změnit svůj postoj vůči asistentům, zkuste se na chvíli vžít do naší kůže.

Jak si myslíte, že se cítíme, když se s námi jedná bez respektu? Uvažovali jste někdy o tom, jak tvrdě pracujeme, i když se nikdo nedívá? Projeví někdo z vás zájem a zeptá se nás třeba na naše rodiny, když prochází kolem našeho stolu? Kdy naposledy někdo nerespektoval vás? Jak jste se cítili? Záleží vám na tom, jak s námi jednají jiní zaměstnanci, klienti a vedoucí pracovníci? Jediné, co v tomto dopise požadujeme, je respekt.

Koneckonců dobrý asistent je často jedním z nejhodnotnějších hráčů v základní sestavě vašeho týmu.

A o takového hráče by se nevyplatilo přijít, že? 🙂

S pozdravem, Vaši asistenti a asistentky … odkudkoliv.

Autor: William Jeremiah Burrows, coach šéfů a asistentek, s vlastní 8letou praxí na pozici výkonného asistenta

Zdroj: ZDE/

Volný překlad: Zita Hájková