Více informací o pozici
Asistent/ka generálního ředitele
pro společnost ve městě Kolín
i
Baví vás spolupráce s mkt oddělením, ale ani administrativa vám není cizí?
Chcete se účastnit meetingů top managementu společnosti a být součástí týmu dalších asistentek?
Rádi byste využili vaši perfektní znalost angličtiny?
Jste z Kolína?
Pak je tato pozice přesně pro vás!
Co budete mít na starosti?
- spolupráci na vedení, koordinaci a správě pracovního programu generálního ředitele a ředitelů divizí
- podílení se na přípravě podkladů a materiálů pro generálního ředitele
- spolupráci na zajištění agendy pošty včetně příjmu a vypravení pošty, její archivace a předání
- spolupráci s marketingovým úsekem a úsekem dopravy
Prováděcí činnosti:
▪ zajišťuje správní a odbornou agendu sekretariátu vedení společnosti, zajišťuje chod kanceláře
▪ zajišťuje technickou a administrativní pomoc vedení společnosti dle jejich pokynů
▪ zajišťuje přípravu a organizaci schůzek, porad a akcí vedení společnosti, připravuje k nim podklady
▪ vede spisovou agendu vedení společnosti, vyřizuje a archivuje veškerou korespondenci adresovanou generálnímu řediteli, zajišťuje skartaci v souladu s předpisy a vykonává kontrolní činnost v této oblasti
▪ vyřizuje, kontroluje a eviduje agendu pracovních zahraničních cest
▪ pořizuje zápisy z porad a dalších důležitých jednání včetně představenstva a.s., zajišťuje distribuci, vede evidenci úkolů a kontroluje termíny plnění úkolů jednotlivých útvarů
▪ sleduje, eviduje a archivuje veškerou dokumentaci, vztahující se ke vzniku, činnosti, změnám a organizaci a jejích orgánů, tj. valných hromad, jednání představenstva, dozorčí rady apod.
▪ shromažďuje a rozesílá odborné podklady a dokumenty týkající se činnosti společnosti dle pokynů
▪ spravuje archiv platných smluv společnosti a vede jejich elektronickou evidenci
▪ spravuje archiv platných evidenčních výtisků směrnic a dalších interních předpisů
▪ spravuje měsíční souhrnné výkazy telefonních hovorů
▪ vede přehled docházky v rozsahu přidělených pravomocí
▪ vede evidenci firemních razítek používaných ve společnosti a vytváří podmínky proti jejich zneužívání
▪ spravuje sklad reklamních předmětů
▪ po dobu nepřítomnosti ostatních asistentek zajišťuje jejich zástup v souladu s pokyny nadřízeného
▪ vytváří jídelní lístek
▪ spravuje měsíční nástěnku
Kompetence
tvrdé
▪ SŠ vzdělání
▪ praxe 1-2 roky na administrativní pozici
▪ znalost anglického jazyka - komunikativní úroveň
▪ znalost práce na PC (Microsoft Office), Internet, Intranet
měkké
▪ komunikativní, pečlivá, rychlá
▪ organizační schopnosti, samostatnost
▪ empatické jednání, reprezentativní vystupování i vzhled
▪ loajální, flexibilní, iniciativní
Pokud vás pozice zaujala, pošlete svůj životopis (včetně fotografie) v českém a anglickém jazyce a motivační dopis v českém a anglickém jazyce na email kristyna@sefuvsvet.cz.
Neváhejte mi zavolat, pokud potřebujete více informací o pozici. Tel: +420 603 172 577