Baví vás spolupráce s mkt oddělením, ale ani administrativa vám není cizí? 

Chcete se účastnit meetingů top managementu společnosti a být součástí týmu dalších asistentek? 

Rádi byste využili vaši perfektní znalost angličtiny? 

Jste z Kolína?

Pak je tato pozice přesně pro vás!

 

Co budete mít na starosti?

• spolupráci na vedení, koordinaci a správě pracovního programu generálního ředitele a ředitelů divizí
• podílení se na přípravě podkladů a materiálů pro generálního ředitele
• spolupráci na zajištění agendy pošty včetně příjmu a vypravení pošty, její archivace a předání
• spolupráci s marketingovým úsekem a úsekem dopravy

 

Prováděcí činnosti:

 

▪ zajišťuje správní a odbornou agendu sekretariátu vedení společnosti, zajišťuje chod kanceláře

▪ zajišťuje technickou a administrativní pomoc vedení společnosti dle jejich pokynů

▪ zajišťuje přípravu a organizaci schůzek, porad a akcí vedení společnosti, připravuje k nim podklady

▪ vede spisovou agendu vedení společnosti, vyřizuje a archivuje veškerou korespondenci adresovanou generálnímu řediteli, zajišťuje skartaci v souladu s  předpisy a vykonává kontrolní činnost v této oblasti

▪ vyřizuje, kontroluje a eviduje agendu pracovních zahraničních cest

▪ pořizuje zápisy z porad a dalších důležitých jednání včetně představenstva a.s., zajišťuje distribuci, vede evidenci úkolů a kontroluje termíny plnění úkolů jednotlivých útvarů

▪ sleduje, eviduje a archivuje veškerou dokumentaci, vztahující se ke vzniku, činnosti, změnám a organizaci a jejích orgánů, tj. valných hromad, jednání představenstva, dozorčí rady apod.

▪ shromažďuje a rozesílá odborné podklady a dokumenty týkající se činnosti společnosti dle pokynů

▪ spravuje archiv platných smluv společnosti a vede jejich elektronickou evidenci

▪ spravuje archiv platných evidenčních výtisků směrnic a dalších interních předpisů

▪ spravuje měsíční souhrnné výkazy telefonních hovorů

▪ vede přehled docházky v rozsahu přidělených pravomocí

▪ vede evidenci firemních razítek používaných ve společnosti a vytváří podmínky proti jejich zneužívání

▪ spravuje sklad reklamních předmětů

▪ po dobu nepřítomnosti ostatních asistentek zajišťuje jejich zástup v souladu s pokyny nadřízeného

▪ vytváří jídelní lístek

▪ spravuje měsíční nástěnku

 

Kompetence

tvrdé   

▪ SŠ vzdělání

▪ praxe 1-2 roky na administrativní pozici

▪ znalost anglického jazyka - komunikativní úroveň

▪ znalost práce na PC (Microsoft Office), Internet, Intranet

měkké

▪ komunikativní, pečlivá, rychlá

▪ organizační schopnosti, samostatnost

▪ empatické jednání, reprezentativní vystupování i vzhled

▪ loajální, flexibilní, iniciativní

 

Neváhejte mi zavolat, pokud potřebujete více informací o pozici. Tel: +420 603 172 577