Více informací o pozici 

Personal Assistant to Chief Executive Officer
Publicis Groupe Central Cluster

i

Publicis Groupe Central Cluster – Jsme součástí třetí největší komunikační skupiny na světě. Publicis Groupe působí na více než 100 trzích a má přes 80 000 lidí. Skupina byla založena v roce 1926 a nyní je jedním ze světových lídrů v transformaci obchodu a marketingu. Sídlo Publicis Groupe je na Champs-Elysées v Paříži.

Arthur Sadoun je šéfem Publicis Groupe od roku 2017. Pod jeho vedením jsme se odklonili od původní holdingové struktury k nově integrovanému modelu Power of One. To umožňuje našim klientům přístup k nejlepším službám a lidem z celé naší skupiny. Na globální úrovni sdílíme udržitelné hodnoty a požadavky společenské odpovědnosti.

ODPOVĚDNOSTI

  • Poskytování celé řady sekretářské a administrativní podpory a pomoci generálnímu řediteli
  • Podpora generálního ředitele při efektivním vedení diáře zajišťující optimalizaci řízení času a řešení konfliktních požadavků.
  • Sledování, čtení a proaktivně správa e-mailů, příprava konceptů e-mailů, překlad e-mailů z/do angličtiny,  připomínání a sledování aktivity generálního ředitele.
  • Pořádání a organizace schůzek a hovorů se všemi technickými a logistickými detaily, včetně cateringu na jednání.
  • Zajištění pro generálního ředitele cestovní itinerář včetně, ale nejen: rezervace vstupenek, rezervace hotelů.
  • Organizování interních a externích schůzek, včetně přípravy agendy, pronájmu míst, hotelů a transferů atd.
  • Příprava podkladů pro jednání představenstva a workshop představenstva, pořizování poznámek a pravidelná kontrola zadaných úkolů.
  • Stanovování priorit a správa více činností současně souvisejících s přímými podřízenými a kontakty generálního ředitele.
  • Úzce spolupracujete s regionálním asistentem pro střední a východní Evropu, klíčové navázat dobrou komunikaci, abyste zajistili kontinuitu pracovní zátěže. Budujete profesionální vztahy s vedením (Slovensko, Maďarsko).
  • Kontrola priority a zajištění, aby si přímí podřízení byli vědomi aktuálních pracovních toků a relevantních informací.
  • Udržujete a aktualizujete všechny potřebné záznamy, soubory a databáze.
  • S citlivými informacemi zacházíte vždy diskrétně, důvěrně a profesionálně.
    Zajišťujete správný tok informací a dokumentace. To zahrnuje distribuci, shromažďování dokumentů, získávání podpisů, zajišťování notáře a apostily, přeposílání příslušným subjektům v regionu.
  • Spravujete nároky generálního ředitele na výdaje. Úzká spolupráce s místním finančním a administrativním týmem.
  • Vytváříte profesionální prezentace v PowerPointu pomocí tabulek, diagramů, grafů a obsahu ve spolupráci s vyšším vedením a vedoucími praxe.
    Vytváříte dokumentaci a powerpointovou prezentaci pro čtvrtletní Business and Finance review ve velmi úzké spolupráci s CFO pro CE Cluster a místním CFO.
  • Vyřizování adhoc úkolů a požadavků z regionu CEE (zprávy, dotazníky….).
  • Příprava měsíčního reportu NewBiz a Growth Opportunity (klíčový kontakt pro Salesforce).
  • Koordinace související s regionálními aktivitami.
  • Pravidelná kontrola a údržba Datové schránky (český a slovenský subjekt), distribuce přijatých dokumentů, v případě potřeby akce/příprava dokumentů.
  • Podporujete generálního ředitele v povinnostech/osobních záležitostech mimo kancelářské prostředí, jako jsou požadavky týkající se zdravotní péče, správa různých členství a věrnostního programu, malé osobní požadavky.

POŽADAVKY

  • Důvěra, integrita a zodpovědnost jsou TY hodnoty, které musí tento kandidát/ka reprezentovat.
  • Prokázat schopnost zvládat více úkolů najednou, být flexibilní a přizpůsobivý měnícím se prioritám a potřebám našeho regionu.
  • Odolnost a schopnost zůstat v klidu pod tlakem.
  • Znalost angličtiny nutností, vynikající mluvení, poslech, psaní, editace a gramatické dovednosti.
  • Prokázat schopnost rychle navázat vztahy založené na poctivosti a důvěře v rámci organizace.
  • Ukázat vysokou pozornost k detailům a silný smysl pro prioritizaci, orientaci na výsledky.
  • Dobře se vypořádat s nejednoznačností, orientuje se na výsledek a je schopen/na zvládat více úkolů najednou.
  • Zájem dozvědět se o všech různých částech podnikání společnosti Publicis Groupe a mít vášeň pro naše zaměstnance.
  • Mít schopnost přijímat směr a sebestartovat.
  • Koordinace komplexního plánování a rozsáhlé správy kalendářů.
  • V případě potřeby důležité umění prokázat silné komunikační schopnosti a dovednosti při řešení problémů se silnými schopnostmi, rozhodovat jménem generálního ředitele.
  • V případě potřeby asistence s dalšími ad-hoc požadavky a projekty.
  • Dobrý týmový hráč, který je nápomocný, zvědavý, vynalézavý, svědomitý, flexibilní a metodický.
  • Znalost IT včetně MS Outlook, Excel, PowerPoint a webových aplikací.
  • Čas od času je nutná práce po pracovní době.

ZKUŠENOSTI A VZDĚLÁVÁNÍ:

  • Pět až deset let poskytování podpory pro vyšší management
  • Diplom / bakalářský titul nebo ekvivalentní zkušenost
  • Silné organizační a projektové manažerské dovednosti, které odrážejí schopnost bezproblémově provádět a upřednostňovat více úkolů s vynikající pozorností pro detail.

----

Publicis Groupe Central Cluster - We are part of the third largest communication group in the world. Publicis Groupe operates in more than 100 markets and has over 80,000 people. The group was founded in 1926 and is now one of the world leaders in business and marketing transformation. The headquarters of Publicis Groupe is ​​​​​on the Champs-Elysées in Paris. 

Arthur Sadoun has been the head of Publicis Groupe since 2017. Under his leadership, we have been moving away from the original holding structure to the newly integrated Power of One model. It gives our clients access to the best services and people from our entire group. On a global level, we share sustainable values and the demands of social responsibility.

RESPONSIBILITIES

  • Providing a full range of secretarial and administrative support and assistance to CEO
  • Supporting the CEO in efficient maintenance of diary ensuring that time management is optimized and conflicting demands are resolved.
  • Monitor, read and proactively manage e-mails, prepare email drafts, email translation from/in to English,  remind and follow up on CEO’s activities.
  • Arrange meetings and calls with all technical and logistic details, including catering for meetings.
  • Arrange travel itinerary for the CEO including, but not limited to: ticket reservations, hotels bookings
  • Organizing internal and external meetings, including agendas preparation, venue hires, hotels & transfers etc.
  • Preparation of documents for Board meetings and Board workshop, taking notes and regular check of assigned tasks. 
  • Prioritize and manage multiple activities simultaneously related to CEO’s direct reports and contacts.
  • Work closely with CEE Regional Assistant, establish good communication to ensure continuity in the workload.
  • Build professional relationships with management (Slovakia, Hungary).
  • Screen priorities and ensure direct reports are aware of current workstreams and relevant information.
  • Maintain and update all necessary records, files and database.
  • Handle sensitive information with high-level discretion, confidentiality and professionalism at all times.
  • Ensure proper flow of information and documentation. That includes distributing, collecting documents, obtaining signatures, arranging notary & apostille, resending to relevant entities in the region.
  • Manage CEO´s expense claims. Close cooperation with local Finance and Administration team.
  • Create professional PowerPoint presentations utilizing charts, diagrams, graphs and content in cooperation with senior leadership and practices leaders.
  • Create documentation and PowerPoint presentation for quarterly Business and Finance review with very close cooperation with CFO for CE Cluster and local CFO.
  • Handle Adhoc tasks and requests from CEE region (reports, questionnaires….).
  • Preparation of monthly NewBiz and Growth Opportunity report (key contact for Salesforce).
  • Coordination related to regional activities.
  • Regular check of and maintenance of Data Box (Czech and Slovak entity), distribution of received documents, take actions/prepare documents if required.
  • Support CEO in outside of office environment duties/ personal matters like healthcare related requests, management of various memberships and loyalty program, small personal requests.

REQUIREMENTS

  • Trust, integrity and accountability are THE values this candidate must represent
  • Demonstrate the ability to manage multiple tasks at one time, be fluid and adaptable to our region’s changing priorities and needs
  • Resilience and the ability to remain calm under pressure
  • Must have proficiency in English, an excellent speaking, listening, writing, editing and grammatical skills.
  • Demonstrate the ability to quickly establish relationships based on honesty and trust within the organization
  • Show high attention to detail and strong sense of prioritization, results-oriented
  • Deal well with ambiguity, result-oriented and is able to manage multiple tasks at one time
  • Show curiosity to learn about all the different parts of Publicis Groupe’s businesses, and have a passion for our employees
  • Have the ability to receive direction and self-start
  • Coordinate complex scheduling & extensive calendar management
  • Demonstrate strong communication and problem-solving skills with strong decision-making skills on the CEO’s behalf where needed.
  • Assist with other ad-hoc requests and projects when required
  • A good team player who is helpful, curious, resourceful, conscientious, flexible and methodical
  • Proficient IT skills including MS Outlook, Excel, PowerPoint, and website applications
  • After-hours work required from time to time

EXPERIENCE & EDUCATION:

  • Five to ten years providing support for upper-level management
  • Diploma / Bachelor’s degree or equivalent experience
  • Strong organizational and project management skills that reflect ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail

 

 

 

Pokud vás pozice zaujala, pošlete svůj životopis (včetně fotografie) v anglickém jazyce a motivační dopis v anglickém jazyce na email kristyna@sefuvsvet.cz.

Neváhejte mi zavolat, pokud potřebujete více informací o pozici. Tel: +420 603 172 577