Kdy je správný čas najmout si asistentku?

Možná jste se už několikrát přistihli při myšlence, že by se vám hodila asistentka. Vždyť kolik hodin týdně trávíte vyřizováním e-mailů, organizací kalendáře nebo hledáním ztracených souborů? Jenže pak přichází otázka: Opravdu ji potřebujete, nebo by to byl zbytečný luxus?

Podívejme se na to jinak. Pokud si vyděláváte například 3 000 Kč za hodinu a trávíte 10 hodin týdně činnostmi, které by mohl dělat někdo jiný, vaše firma přichází o 30 000 Kč týdně – to je 1,5 milionu korun ročně. Asistentka s platem 40 000 Kč měsíčně je v tomto kontextu zanedbatelný náklad. A co víc? Když delegujete rutinní úkoly, uvolníte si ruce na práci, ve které jste nenahraditelní. Ať už je to vize a směřování firmy nebo sales a obchodní schůzky.

Najmout si asistentku není znak slabosti. Naopak – je to jeden z nejefektivnějších kroků, jak posunout svůj byznys dál. Jenže jak poznat, že už jste v bodě, kdy se bez ní neobejdete?

Asistentka akceleruje byznys.

4 situace, kdy je za pět minut dvanáct

Váš den je plný operativy, místo strategického řízení

Každý den hasíte požáry a na růst firmy nemáte čas. Schůzka, telefonát, další schůzka, odpověď na e-mail, vyřešení krizové situace… než se nadějete, je večer. Měli jste v plánu pracovat na strategii firmy, hledat nové příležitosti nebo přemýšlet nad expanzí, ale místo toho jste strávili den v nekonečném kolotoči operativy.

Tohle není výjimečná situace, ale každodenní realita mnoha šéfů. Pokud se vám stává, že na konci dne máte pocit, že jste se nikam neposunuli, protože jste jen „řešili věci“, možná nastal čas přestat se snažit zvládnout všechno sami.

Asistentka vám nejen pohlídá kalendář a odpoví na e-maily, ale především vytvoří prostor pro to, abyste se mohli věnovat tomu, co vaši firmu posune dopředu.

Jak poznáte, že jste v této situaci?

✅ Vaše firma stagnuje, protože jste zavalení drobnostmi.
✅ Denně řešíte operativu, místo abyste pracovali na růstu firmy.
✅ Máte pocit, že váš den ovládají jiní lidé (e-maily, schůzky, telefonáty).

Co může převzít asistentka?

• Správu kalendáře a organizaci schůzek.
• Odpovídání na e-maily a komunikaci s klienty.
• Administrativní úkoly a přípravu podkladů.
• Vyřizování cestovních itinerářů a rezervací.

Nestíháte a začínáte dělat chyby

Nestíháte odpovídat klientům a přicházíte o příležitosti. Kolik e-mailů čeká na vaši odpověď? Kolik potenciálních klientů se vám už neozvalo, protože jste jim nestihli včas odpovědět? Kolik schůzek jste museli rušit, protože se vám překrývaly v kalendáři?

Jeden z nejčastějších důvodů, proč firmy ztrácí příležitosti, je chaos ve vlastním systému práce. Když jste zahlcení operativou, nedokážete reagovat včas, což může znamenat promarněné obchodní příležitosti.

Asistentka vám pomůže zavést systém. Odpoví na zprávy dřív, než se klient rozhodne jít ke konkurenci. Pohlídá termíny a zajistí, že vaše schůzky dávají smysl. A především – dá vašemu podnikání strukturu, takže už nebudete ztrácet čas hledáním informací nebo doháněním restů.

Zapomínáte na důležité věci, protože máte příliš plnou hlavu. Jaký je váš nejdůležitější úkol na zítra? Pokud nad tím musíte přemýšlet, pravděpodobně máte hlavu zahlcenou detaily, které vás brzdí.

Tohle přesně řešila Klára, majitelka konzultační firmy. Každý den začínal stejně – procházela e-maily, odpovídala na zprávy a upravovala svůj diář podle nových požadavků. Večer pak měla pocit, že den strávila „něčím důležitým“, ale strategické úkoly se nikam neposunuly.

Jakmile si najala asistentku, věci se změnily. Přestala si muset pamatovat každý detail, protože měla někoho, kdo to dělal za ni. Ráno se podívala na jasný seznam priorit, který pro ni připravila její asistentka, a mohla se soustředit na klíčové věci.

Když nemáte čas přemýšlet o růstu firmy, protože jste zahlcení provozem, je to jeden z nejsilnějších signálů, že potřebujete asistentku.

Jak poznáte, že jste v této situaci?

✅ Máte stovky neotevřených e-mailů.
✅ Klienti se vám připomínají, protože jste na ně zapomněli.
✅ Ztrácíte příležitosti kvůli vlastní zahlcenosti.

Vaše firma roste a vy už to sami nezvládáte

Na začátku si většina podnikatelů zvládne dělat všechno sama – od komunikace s klienty až po účetnictví. Jenže čím úspěšnější jste, tím složitější se podnikání stává. A v určitém bodě si musíte přiznat, že už to sami neutáhnete.

Martin, CEO softwarové firmy, se dostal do tohoto bodu po dvou letech podnikání. Když začínal, měl pět klientů a všechno si organizoval sám. Jenže jakmile jich měl padesát, jeho den se proměnil v nekonečný proud telefonátů, fakturací a e-mailů.

„Než jsem si najal asistentku, byl jsem neustále ve stresu. Každý den jsem měl pocit, že nestíhám. Jakmile jsem začal delegovat, zjistil jsem, že spousta věcí, které jsem si myslel, že musím dělat osobně, se dá vyřešit i bez mého zapojení.“

Růst firmy znamená růst odpovědnosti. A v určité fázi se prostě musíte rozhodnout, jestli chcete být tím, kdo řeší všechny detaily, nebo tím, kdo firmu opravdu řídí.

Pokud se poznáváte v některé z těchto situací, pravděpodobně už jste v bodě, kdy by vám asistentka mohla ušetřit nejen čas, ale i peníze. Najmout si někoho, kdo vám pomůže s organizací, není luxus – je to strategická investice do toho, abyste se mohli věnovat tomu, co má pro vaši firmu obrovskou hodnotu.

Plánujete expanzi, nový projekt nebo vstup na nový trh?

Příprava na nové projekty přináší vždy obrovské množství práce, které se v počáteční fázi snadno podcení. Na papíře to vypadá jednoduše – vytvořit strategii, domluvit klíčové partnery, rozdělit úkoly a pustit se do akce. Jenže realita bývá úplně jiná. Najednou zjišťujete, že musíte sladit desítky schůzek, sledovat termíny, komunikovat s dodavateli, řídit administrativu a hlídat, aby se žádný detail neztratil.

Tuhle situaci dobře znala Anna, majitelka cestovní kanceláře, která se rozhodla expandovat na zahraniční trh. Měla perfektní byznys plán, spočítané náklady i analýzu konkurence. Co ale nečekala, bylo množství drobných úkolů, které ji začaly brzdit. Zajištění právních dokumentů, překlady smluv, nastavování procesů s novými partnery – každý den se zdálo, že místo práce na růstu tráví většinu času dohledáváním informací a organizací nekonečných detailů.

Až když si najala asistentku, uvědomila si, jak moc jí tento krok usnadnil život. Místo aby ztrácela čas organizováním, mohla se plně soustředit na strategické rozhodování. Její asistentka převzala sledování deadlinů, koordinaci týmů a udržovala jasný přehled o všech krocích projektu. Výsledek? Místo měsíčního zpoždění stihla svůj plán včas a firma mohla hladce vstoupit na nový trh.

Pokud chystáte expanzi, nový projekt nebo změnu směru podnikání, asistentka může být klíčovým článkem, který vám zajistí, že vše poběží podle plánu.

Zatímco vy se budete věnovat tomu, co nezařídí nikdo jiný než vy, ona zajistí, že na žádný detail nezapomenete.

Příště si řekneme, jestli je lepší asistentku “in house” nebo virtuální 🙂

Chcete s výběrem asistentky poradit? V Šéfově světě vám pomůžeme najít tu pravou – od náboru přes zaučení až po mentoring. Stačí se nám ozvat a já vám pomůžu s dalším krokem.