Jak naplánovat nezapomenutelný vánoční večírek?

Dávnou jsou pryč doby, kdy hlavní náplní práce asistentky byla pouhá administrativa a plánování firemních akcí zahrnovalo maximálně přípravu bloků, tužek a kávy na poradu. Dnešní asistentky a office manažerky se čím dál tím častěji sekávají s tím, že mají na starosti kompletní zajištění teambuildingů, výjezdních porad nebo vánočních večírků.

Zorganizovat takovou akci se může zdát jako velmi nevděčná práce a opravdu nejste sami, pokud vás představa organizačních záležitostí tak trochu děsí. Zajistit při běhu běžných povinností celofiremní akci, kterou si ideálně užijí všichni kolegové – to je velká výzva. Proto se v dnešním článku zaměříme na to, jak uspořádat nezapomenutelný vánoční večírek, což je v tuto dobu aktuální téma. Bez ohledu na to, na jaké úrovni jsou vaše organizační schopnosti, pokusíme se přinést něco zajímavého pro každého.

Jedno z prvních pravidel zní, že nikdy není příliš brzy na to, začít myslet na Vánoce. Ať už z hlediska praktické organizace, jako je včasná rezervace vhodného místa nebo z hlediska toho, aby si zaměstnanci vyhradili pro večírek volný termín.

# Zvolte termín

Vánoce jsou nejvíce exponovaný termín, lidé mají zaplněné diáře.

• Dejte všem kolegům možnost volby – vytvořte dotazník, kde navrhněte několik možných termínů. Nezapomeňte, že se nikdy nezavděčíte všem, držte se tedy většinového pravidla. Nejoblíbenější dny pro firemní akce bývají čtvrtky a pátky. Dobrým tipem může být organizace vánoční párty v lednu, některé firmy se k tomuto trendu začínají přiklánět.
• Ve chvíli, kdy stanovíte datum, rozešlete všem zaměstnancům email, aby si termín uložili. V této fázi opravdu nezáleží na tom, že nemáte žádné další podrobnosti, termín je priorita. Zároveň již můžete pomalu začít zjišťovat detaily ze strany kolegů – jaké mají např. potravinové alergie a omezení.

 # Stanovte rozpočet

Výše rozpočtu bude zásadně utvářet podobu vašeho večírku – od jídla a pití až po výběr místa a doprovodného programu.

• Pokuste se co nejpřesněji naplánovat, za co budete muset jistě utrácet, ať se vám nestane, že naplánujete něco zcela nereálného.
• Bude na vašem zvážení, jaké jsou priority, což závisí na typu společnosti, pro kterou pracujete. Jaká jsou očekávání lidí, se kterými pracujete? Myslete na to, že vánoční párty má být poděkováním zaměstnancům a proto by mělo být organizováno zejména pro ně a ne pro vedení společnosti.
• Počítejte už při plánování s rezervou. Neočekávané výdaje se mohou objevit vždy, ať už plánujete malý večírek nebo akci pro 150 lidí.

# Dejte vánočnímu večírku první obrysy

Možností je zde, jak asi tušíte, opravdu mnoho. Limitováni budete rozpočtem, počtem účastníků, ale i měrou, jakou chcete být do plánování zapojeni.

• Rozhodněte, zda půjde o denní či večerní akci nebo zda bude program celodenní.
• Máte rozpočet na zapojení či ubytování pro manžele, manželky a partnery? To jsou velmi důležití lidé, kteří podporují zaměstnance vaší firmy, takže je dobré poděkovat i jim, pokud si to můžete finančně dovolit – ale neohrožujte kvůli tomu kvalitu akci. Je dobré také posoudit, zda by vaši kolegové vůbec stáli o to, aby jejich partneři přítomni byli.
• Zařídíte celou akci samostatně? Vyberete místo – nezapomeňte vzít v úvahu i prostory firmy, pokud by poskytly dostatečné zázemí. Dejte dohromady všechny dodavatele – catering, hudba, zábava, dekorace aj.
• Předáte organizaci akce externímu dodavateli? Mnoho restaurací nebo hotelů nabízí komplexní párty servis. Nebo si můžete najmout profesionální eventovou agenturu, které často pracují se stejnými tématy, která přizpůsobují firemní identitě. Tato varianta bude nejlepší pro větší společnosti. Na vás bude pak jen z nabízených variant zvolit tu nejlepší. Agentury si účtují nejčastěji procentuální provizi ze zprostředkovaných služeb.

# Výběr místa

• Klíčový bod, kde asi největší roli hraje čas – jak jsme již psali, nikdy není příliš brzy myslet na Vánoce. Využijte doporučení, vyhledávejte na internetu, velmi dobré jsou hromadné vyhledávače společenských prostor, kde vám na základě parametrů vyfiltrují nejvhodnější lokace.
• Myslete na dobrou dostupnost pro všechny hosty, budou potřebovat parkování, ubytování?
• Líbí se vám více možností? Využijte dočasnou rezervaci u všech, získáte čas na rozmyšlenou. Zjistěte o lokacích co nejvíce informací, zjistěte, co vám mohou nabídnout. Pak můžete porovnávat.
• Nebojte se vyjednávat! Pokuste se domluvit lepší podmínky, nižší cenu nebo prostě jen něco navíc. Zmiňte možnost dlouhodobé spolupráce.

# Téma 

Zvolené téma bude srdečním tlukotem vašeho večírku.

• Nebojte se prověřené klasiky –  ve stylu 60., 70. nebo 80. let, mafie, cirkus, casino, velký Gatsby, inspirováno oblíbeným filmem film, Divoký západ, Karibik a tradiční vánoční motivy.
• Sepište si všechny prvky, které by bylo možné v rámci akce do tématu vyladit. Dekorace, doprovodný program, speciální drinky, občerstvení a samozřejmě oblíbené kostýmy 🙂

# Jídlo

Je klíčovým prvkem každé akce. Každý se chce dobře najíst, mít kvalitní výběr a dostatečné množství. Nepodceňujte výběr restaurace podle kvality kuchyně nebo spolupráci s prověřenou cateringovou firmou.

• Určete si, zda plánujete občerstvení formou rautu nebo jednotné podávané menu.
• Myslete na případná omezení vašich kolegů – na vegetariány, na alergie.
• Pokud můžete – ochutnejte plánované servírované menu.
• Pokuste se včlenit téma večírku i do občerstvení. Speciální názvy servírovaných chodů? Zakomponování určité barvy? Všechno je možné.

# Nápoje

Je hezké navodit vánoční atmosféru i pomocí vhodných nápojů – svařené víno nebo grog jistě hosty mile potěší. Šampus navodí slavnostní pocit, koktejly rozproudí zábavu. Nechte připravit speciální drink jen pro váš večer a pojmenujte ho podle tématu večírku.

• Máte obavu z udržení rozpočtu? Stanovte nápojový lístek, ze kterého hosté mohou vybírat. Tvrdý alkohol si mohou hosté hradit sami.
• Promyslete, jakou formou budou nápoje podávány – budou objednávány na baru nebo volně dostupné v rámci rautu?

# Hudba

Neměla by chybět na žádném vánočním večírku, kde je alespoň minimální prostor vhodný pro tanec.

• Vybírat můžete mezi živou kapelou nebo DJ, co bude pro vaší skupinu lepší, co vás roztančí?
• Sestavte si společně vánoční playlist.
• Opravdu dobře prověřte techniku, případně se ujistěte, kdo je za funkčnost a kvalitu ozvučení či osvětlení zodpovědný.

# Zábava

Představuje klíčový aspekt celé párty. Může pomoci rozproudit konverzaci, utužit vztahy, možná i vylepšit případné neshody, které mohou mezi některými kolegy panovat.

• Klíčové je vybrat opravdové profesionály, kteří připraví kvalitní show. V dnešní době je nabídka tak velká, že je lehké zvolit špatně a místo dokonalého zážitku být svědkem trapasu.
• Můžete vsadit na ochutnávky vín, barmanské show, zkusit únikové hry, pozvat artisty, žongléry, mikromágy nebo karikaturisty. Fotky z Polaroidu poslouží jako malá připomínka, mobilní casino nebo jiné hry zapojí všechny soutěživé. Opět vsaďte na ladění do tématu večírku. A co třeba ohňostroj na závěr?

Těchto 9 bodů představuje úplný základ pro přípravu každé úspěšné akce. Věříme, že jsme vám pomohli utřídit si jednotlivé kroky v plánování akce a že se vaše firemní večírky stanou mezi kolegy legendárními :).

Autor: @michaelchidzey

Volný překlad: Zita Hájková