Má asistentka CEO osamělejší práci než generální ředitel?

Přeložila jsem pro vás článek od Jan Jones, který mi mluví z duše.

Spolu, a přece samy aneb #loneliness na pracovišti

„Během různých fází pandemie jsem od asistentek generálních ředitelů slyšela, že jsou vyčerpaní z péče o ostatní. Žádná z těchto asistentek nepožádala o pomoc svého zaměstnavatele. Obzvláště dojímavý byl můj rozhovor s EA (Executive Assistant), která řekla, že zatímco ostatní zaměstnanci byli mentorováni a firma jim pomáhala v obtížném období, ona raději s nikým nemluvila pro případ, že by její generální ředitel vypadal špatně, jako by byl necitlivý k jejím potřebám. Komentáře této ženy jsou klasickým myšlením výkonné asistentky „chraňte svého manažera“, který chápe, že jejich úkolem je vždy předvést svého manažera v tom nejlepším světle. Než budu pokračovat dál, pokud potřebujete pomoc, požádejte o ni.

Bez asistentky jsem ztracen

Rychle vpřed na schůzku, kterou jsem právě měla s generálním ředitelem a jeho asistentkou, kteří se vrátili do své kanceláře na plný úvazek. Generální ředitel vyjádřil vděčnost za neochvějnou podporu své asistentky. „Bez ní bych byl ztracen.“ Chápe, že generální ředitelé mají osamělou práci.“ Byl překvapen, když jsem řekla, že moje zkušenost naznačuje, že asistentka generálního ředitele má osamělejší práci. Když jsem mluvila, zdálo se, že se mu rozsvítila žárovka. Všimla jsem si soucitných pohledů, které věnoval své dlouholeté asistentce. Pořád kýval hlavou a mumlal: „Nikdy jsem si neuvědomil, že máš takovou pravdu.“

Bylo provedeno mnoho průzkumů a napsáno zpráv o osamělosti generálních ředitelů. Když generální ředitel společnosti Apple Tim Cook řekl: „Přísloví, že práce generálního ředitele je osamělá, je v mnoha ohledech přesné,“ zaujalo titulky. Ale kdo stojí po boku generálního ředitele a také zažívá osamělost a izolaci – i když bez přímého břemene vedení a odpovědnosti, které nese generální ředitel – je to asistentka generálního ředitele.

Osamělost zaměstnanců

Během lockdownu se objevily články o tom, jak by manažeři měli pomoci zaměstnancům, kteří zažívali osamělost. Generální ředitelé a manažeři dostali rady, jak zvládat zátěž jejich práce a zároveň se vypořádat s vlastními pocity izolace. Kromě mého článku pro magazín Chief Executive (https://bit.ly/3C1S6gV) se příliš nezaměřují na osobu, která se generálnímu řediteli věnuje, abych se ujistili, že plní všechny své závazky vůči zákazníkům a zaměstnancům. Ten člověk je běžně pod radarem a paradoxně i pod mikroskopem.

Časem prověřená, elitní výkonná asistentka není jen tváří a hlasem generálního ředitele pro svět, ale také jeho očima
a ušima. Z tohoto důvodu mají lidé tendenci vyhýbat se smysluplnému sociálnímu spojení s asistentkou generálního ředitele pro případ, že se cokoliv, co řeknou nebo udělají, vrátí generálnímu řediteli. Méně zkušené asistentky generálních ředitelů se s tímto distancováním setkávají v menší míře, ale obecně nejsou považováni za tak impozantní jako EA na vyšší úrovni, takže jejich zkušenost s odloučením je méně intenzivní. Lidé jsou více nakloněni kontaktu s méně zkušenou asistentkou, zvláště pokud hledají informace. To není něco, co by zkoušeli s ostřílenou výkonnou asistentkou.

Asistentka se musí držet na úrovni

Zatímco generální ředitel i EA pociťují izolaci svých příslušných zaměstnání, asistentka, více než generální ředitel, nikdy nemůže polevit ve své ostražitosti. Asistentka generálního ředitele se musí držet na zvýšené úrovni. Její chování musí být bez výčitek. Musí zůstat trochu stranou, přesto přístupná a dbát na to, aby její vztahy neohrozily diskrétnost a důvěrnost její role. To automaticky vytváří distanc od některých zaměstnanců, kteří také nezklamou svou ostražitost kolem asistentky generálního ředitele, i když je asistentka vnímána jako přístupná, profesionální, zdvořilá a důvěryhodná.

Na druhou stranu má generální ředitel vždy lidi, kteří chtějí být v jeho blízkosti a trávit s nimi čas. Jejich organizace zaplatí generálnímu řediteli, aby se připojil ke skupinám vedoucích kolegů a šel na luxusní útočiště s kolegy generálními řediteli, kterým se mohou svěřit a učit se od nich. Generální ředitelé mohou trpět nadměrnou expozicí kvůli všem lidem, kteří se snaží přiblížit.

Důvěra mezi ředitelem a asistentkou

Zatímco generální ředitel i jejich asistentky mohou mít v práci málo blízkých spojenců nebo přátel, pro generálního ředitele je snazší svěřit se své EA než naopak. Vím, že některé asistentky se stydí před svým manažerem. I když máte záviděníhodný pracovní vztah, je to moudrá asistentka, kdo udržuje jen ten nepatrný odstup mezi svým manažerem a ní. Nechte je, aby vám řekli všechny své nejniternější myšlenky, ale nesdílejte všechny své, protože to jemnými způsoby mění dynamiku vztahu a může vás to dostat do nezamýšlené nevýhody.
Výkonné asistentky: neposkytujte takový vliv na vás žádnému obchodnímu vztahu. Nejedna asistentka viděla, jak se jim vrátil neškodný komentář, který je pronásledoval, když spoléhali na podporu svého vedoucího.

V podnikání se dějí věci – žetony jsou dole, někdo je v úzkých a důvěry jsou neúmyslně zrazeny. Výkonná asistentka musí krýt vždy záda svého jednatele. Je to základní pravidlo, které je pro roli EA zásadní a jedinou výjimkou je, pokud se váš manažer oddává škodlivé nebo trestné činnosti. Jinak je vaše diskrétnost absolutní. To, zda má generální ředitel záda své asistentky, však může být někdy otázkou vhodnosti a sebezáchovy – pro vedoucího pracovníka nebo organizaci. Asistentky v tom musí mít jasno. Nedávno jsem to konzultovala s asistentkami, kteří trpěli následky očekávání, že faktor důvěry bude bezpodmínečně reciproční. Tehdy si uvědomily, jak jsou ve své práci sami a jak zranitelní vůči vrtkavým okolnostem. Je to pro ně stresující zážitek.

Jen málo lidí chápe pocit oddělenosti, který často prostupuje životem ostřílené výkonné asistentky generálního ředitele. Obvykle se nemohou svěřit kolegům se svými profesními problémy nebo bezvýhradně mluvit při obědě a školení. Musí si dvakrát rozmyslet, zda se podělit o sebemenší detail, který se může zdát neškodný, ale mohl by být nesprávně vyložen nebo použit kompromitujícím způsobem. Asistentka generálního ředitele nese tíhu jejich práce sama a diskrétnost, kterou jim práce vynucuje, může způsobit, že budou nepochopené.

Vlastní zkušenost

V jedné práci jsem byla výkonnou asistentkou generálního ředitele/předsedy, který společnost vlastnil. Prezident společnosti a jeho asistentka se mě snažili udržet na dosah ruky, protože prezident cítil, že mám na generálního ředitele větší vliv než on. Když jsem měla oči a uši všude kolem, jeho asistentka vypadala nervózně, když jsem míjela její stůl nebo požadovala běžné obchodní informace. Mezi ní a mnou byl srdečný pracovní vztah, ale její vedoucí ji povzbuzoval, aby se ke mně chovala odtažitě. V jiné práci jsem si všimla, že má asistentka sedí mezi kolegy na firemních funkcích, ale já jsem vždy seděla u stolu vedoucích pracovníků. Jednou, když se můj generální ředitel zpozdil kvůli mimořádné události, požádal mě, abych předložila body jeho programu, dokud nedorazí. Dala jsem vědět ředitelům a šla jsem zahájit schůzku, když se ředitel prodeje zeptal, zda mě generální ředitel poslal, abych je špehovala. Zajímavé je, že moje asistentka už byla v místnosti, aby sepsala zápis, ale takové podezření na ni nebylo. Na výkonné asistenty generálních ředitelů se pohlíží jinak a mají jiný standard.

Výkonné asistentky, kteří jsou povýšeni, si rychle všimnou, že sázky jsou vyšší a dynamika se posunula z doby, kdy nepodporovali generálního ředitele. Jako zástupce generálního ředitele jste nyní velmi vidět a musíte očekávat, že každý váš krok bude posouzen. Generální ředitel se může vztekat, ale výkonná asistentka ne. Asistentka musí zachovat klid i v těch nejtěžších podmínkách, jinak riskuje, že bude označen za temperamentního a nehodí se pro danou pozici.

Jen můj manžel a moje kočka věděli, jak se opravdu cítím.

EA generálním ředitelům jsou svěřeny informace, které nemohou sdílet. Pokud jdou na oběd s ostatními zaměstnanci, nemohou si na svého šéfa stěžovat. Jak poznamenala jedna asistentka v mé knize The CEO’s Secret Weapon: „Jen můj manžel a moje kočka věděli, jak se opravdu cítím.“ Generální ředitelé jsou zásadní pro utváření a ovlivňování firemní kultury. Jejich výkonné asistentky musí být důslednými ambasadory a příklady kulturního tónu, který chce exekutiva nastavit. Protože mají často nepřímou moc, musí být asistentka generálního ředitele ztělesněním rozlišovací schopnosti, nestrannosti a diskrétnosti, a to i v případě, že výkonný pracovník občas zanevřel. Jak Marshall Goldsmith komentoval v mé knize: „Způsob, jakým asistentka promítá atmosféru odbornosti, důvěry, vyrovnanosti, to vše odráží manažera, kterého podporuje.“

Když mluvím na akcích, často pořádám samostatné sezení pro asistentky generálního ředitele a pro malou skupinu EA, kteří podporují nejvyšší manažery své společnosti, takže mají šanci spolu otevřeně mluvit. Vzhledem k mým zkušenostem v této roli jsou tato sezení vítanou úlevou pro asistentky, které ode mě dostávají upřímný příspěvek – příspěvky a rady, které ti, kteří tuto práci nikdy nedělali, nemohli pochopit. Mohou volně mluvit mezi svými vrstevníky a být slyšeni kolegy, kteří přesně vědí, čím si procházejí, bez odsuzování nebo obviňování.

Nejosamělejší zaměstnaní ve společnosti

Lidi, až se příště obrátíte na asistentku generálního ředitele s nějakým nejasným požadavkem, na který nikdo jiný nebude mít odpověď, potkáte ji na chodbě nebo uvidíte, jak se na vaší obrazovce objeví její obličej, zamyslete se nad zátěží, kterou má na svých bedrech a intenzitu požadavků na tuto osobu, která má pravděpodobně nejosamělejší zaměstnání ve vaší společnosti. Mějte soucit všemi prostředky, ale ať děláte cokoliv, nelitujte tohoto ceněného plnokrevníka, zvláště pokud sloužil na vyšších úrovních deset nebo více let.
Díky své pozici mají asistenti a asistentky neomezený přístup ke světovým hybatelům a otřesům. Jsou zasvěcení do exkluzivních rozhovorů, uzavírání obchodů, jsou svědky vnitřního fungování podnikání na nejvyšší a nejdůvěrnější úrovni. Viděli a slyšeli věci, které si nedokážete představit. Přicházejí a procházejí exekutivními apartmá a vysokými schůzkami, aniž by si zasloužili druhý pohled, protože k nim patří. Svou odbornost rozvinuli pozorováním, podporou a hraním na důvěrníky mistrům hry. Jsou součástí vybrané skupiny elitních obchodních profesionálů. Ať jsou osamělí nebo ne, vědí, kdo jsou, jsou hrdí na to, co dělají, mají jasno v tom, k čemu se přihlásili, a berou vše s nadhledem, protože tak to je, když jste tajnou zbraní svého generálního ředitele.“ říká Jan Jones.

Volně přeložila Kristýna Stoklásková

Zdroj: https://www.linkedin.com/pulse/does-ceos-executive-assistant-have-lonelier-job-than-ceo-jan-jones