Jak najít asistentku

Asistent/ka je klenot. Usnadňuje šéfům práci a dělá za něj věci, ve kterých může šéfa zastoupit. Právě proto, aby měl čas na věci, které musí udělat šéf jen a jen on sám (sama).

Co udělat, aby výběr asistentky dopadl na výbornou:

1. Inzerát

Ne ledajaký, ideálně personifikovaný, co nejvíce se přibližte svým kandidátkám, včetně toho, jaká je společnost, ve které rozšiřujete tým.
Je dobré si uvědomit, proč asistentku chci, v čem jsem jako šéf nezastupitelný a co vše chci pustit, delegovat, předat a toto mít sepsáno, aby se to snadno předávalo.

2. Telefonická zkouška

Můžete a nemusíte uchazečce o práci zavolat před pohovorem a udělat si takovou zkoušku toho, jak komunikuje.

3. Emailová zkouška

Před pohovorem je možné poslat i písemný úkol – organizace akce, fiktivní příspěvek na facebook o budoucí firmě nebo oboru, omluvný email, apod.

4. Pohovor

Klíčový moment. Zaměřte se na energii a na chtění. Jak moc se o pozici a náplně práce zajímá, jaké má za sebou úspěchy a na co je hrdá.

Pár inspirativních otázek:

• Co Vás baví? Co Vám to přináší do pracovního života?
• Jakou poslední knihu jste naposledy přečetla a co byste o ní řekla, kdybyste ji chtěla doporučit druhým lidem?
• Kdybyste mohla změnit 1 věc ve svém dosavadním životě? Která by to byla a proč?
• Kdo byl nejvýraznější šéf a co Vám to dalo?
• Vzpomínáte si na nějaký konflikt, který jste musela řešit? Jakým způsobem jste tu situaci řešila a co Vám to dalo, případně, co byste udělala jinak?
• Vzpomenete na situaci, kdy jste měla štěstí a co to pro Vás znamenalo?
• Vyberte jednu svou vlastnost, která Vás charakterizuje. Jaká to je? A proč se v ní cítíte tak silná?

5. Úkol po pohovoru

Mám ráda, když se uchazečky nad novou pozicí mohou v klidu zamyslet a po pohovoru poslat SWOT analýzu své nové očekáváné pozice. V čem jsou silné, slabé, jakou vidí příležitost v nové firmě a pozici, co jí může ohrozit a zahýbat židlí.

6. Nástup, první den v práci, zkušební doba

Zde je klíčové, mít sepsaný seznam věcí, které chci jako šéf delegovat, mít v tom jasno a říci to NAHLAS. Nikdo není telepat a myšlenky vám asistentka bude číst až časem 😊
To znamená nevynechejte první schůzku, neházejte do vody a nenechávejte plavat, ta péče se vám stokrát vrátí.
Sepište si pravidla spolupráce. A hlavně, každý týden se na 15 minut vídejte, jen vy dva a rovnejte priority (proč je to a to teď pro firmu podle tebe důležité …) a nalaďujte se na sebe. Ta „synchronizace vás dvou“ bez toho vznikne pomaleji. Ty myšlenky vám pak možná ani nezačne číst.

A znejte její smysl, proč pro vás pracuje a to, proč ráno vstává z postele a jede za vámi do práce. Stejně jako ona má znát hodnoty firmy, vy znejte její.

V době zkušební doby nebo i pak není špatné jí najmout mentora, který asistentku drží v nadhledu a rozvíjí ji jinak než vy. Vy jste ty firemní procesy. Mentor (z oboru asistentek) zaštítí procesy a návyky ohledně prioritizace, čím ráno začít den, jak komunikovat se šéfem a klienty, jak budovat důvěru, jak pracovat s týmem, apod.

Budete skvělý tandem, vím to, Kristy