Pracujte rychleji … bez poklesu kvality práce

Rozhodující dovedností v dnešním obchodním světě je určitě schopnost pracovat velmi rychle. Problémem je však to, že když se lidé snaží plnit úkoly velmi rychle, kvalita jejich práce často skutečně trpí.

Jak tedy můžete zdvojnásobit rychlost s jakou pracujete, a přitom stále udržovat vysokou kvalitu práce? Vyzkoušejte tyto techniky:

1. Používejte plánovač na vše důležité

Jedním z nejznámějších pojmů v podnikání je Parkinsonův zákon, který uvádí, že „Práce se rozrůstá tak, aby vyplnila dobu, která je k dispozici pro její vykonání.“ Pokud ponecháte čas, který se věnuje úkolu s otevřeným koncem, budete mít skoro vždy tendenci dokončení odsouvat, práci protahovat. Naopak, pokud nastavíte zřetelně ohraničený časový úsek na provedení každého úkolu, budete pracovat mnohem rychleji ve snaze „zvítězit“ nad časem.

A jako dodatečný bonus, pokud se budete tohoto pravidla držet, budete šťastnější! Nevěříte? Budete totiž častěji prožívat tzv. Flow, které světově uznávaný profesor Mihaly Csikzentmihalyi popisuje jako stav, ve kterém jsou lidé tak ponořeni do určité činnosti, že nic jiného se jim nezdá důležité.  Jedná se o jedno z nejznámějších témat pozitivní psychologie, které jeho autor označuje za podstatu lidského štěstí. Jinými slovy, budete nejen mnohem efektivnější, ale také šťastnější.

2. Předstírejte, že váš pracovní den končí v 11 hodin

Každé ráno, kdy začnete pracovat, si představte, že po 11 hodině už nebudete moci pracovat. Kdybyste věděli, že musíte v tomto okamžiku jít domů, přesto jste ještě chtěli dosáhnout splnění nějaké skutečně užitečné práce, co byste udělali? Vytvořte malý seznam a poté okamžitě spusťte plnění těchto důležitých úkolů. Technika 11:00 pracuje skvěle, protože vás nutí rychle podniknout kroky k tomu, co má skutečně vysokou prioritu. Většina lidí v běžném pracovním dni nic z této techniky vůbec nevyužije: začínají den povídáním s kolegy, zkontrolují své e-maily, uvaří si kávu a možná si rozplánují svůj den. Poté si stěžují, že nemají dostatek času na to, aby stíhali svou práci! Začněte rychle a budete ohromeni, čeho všeho můžete dosáhnout do 11:00!

3. Každý den pracujte jednu hodinu doma 

Ve většině společností nejsou firemní kanceláře skutečně vhodným prostředím pro práci. Neustálá vyrušení, jeden e-mail za druhým a ve většině kanceláří s otevřeným prostorem je neustálý provozní ruch. Budete muset mít koncentrační úroveň šachového velmistra, abyste dosáhli v takové situaci plného soustředění. Chcete-li tento problém vyřešit, vyhraďte si 60 minut každé ráno a v tichosti a klidu svého domova splňte tolik úkolů, kolik bude jen možné. Zaměřte se na úkoly, o kterých víte, že vyžadují soustředění a snažte se, abyste jich co nejvíce udělali. Teprve pak jděte do Vaší kanceláře. Vyzkoušejte tuto jednoduchou techniku ​​po dobu dvou týdnů a budete ohromeni tím, jaké výsledky se dostaví. 

4. Znáte metodu zavřených dveří?

Určitě jste slyšeli o strategii otevřených dveří, tedy že byste měli dát prostor každému zaměstnanci, aby za vámi kdykoli přišel. Podle mě má tenhle přístup na produktivitu práce mnohem horší dopad než cokoli jiného. Snažte se udržet většinu dne své dveře zavřené. Přerušování práce je zabiják špičkových výkonů. Není to jen čas ztracený přímo vyrušením, ale také čas potřebný na to, abyste se znovu začali plně soustředit na svou původní práci. Pokud lidem ukážete, že máte většinu dní čas v tu a tu dobu, naučí se za vámi chodit právě v tyto hodiny. To vám pak umožní věnovat se většinu dne důležitější práci.

5. Perfekcionismus ničí produktivitu

Pracovní den je příliš krátký a seznam vašich úkolů je příliš dlouhý, na to, abyste ztráceli čas s triviálnostmi. Kanadský kouč Dan Sullivan doporučuje, abyste své úkoly co do kvality provedení splnili na 80 procent a pak se posunuli k další práci. Pravidlo 80 procent je efektivní, protože je to právě často zbylých 20 procent úkolu, které vám zaberou nejvíc času. A těch 20 procent navíc stejně obvykle nikdo neocení a ani pro vás nejsou nijak zvlášť přínosná. Plňte úkoly s nižší prioritou jen tak dobře, aby si nikdo nestěžoval. Tím nechceme říct, abyste nedokončovali svou práci, ale to, že svou práci máte dělat skvěle v prvních 80 procentech, zbývajících 20 procent už jsou často jen detaily. Několikrát za den si nastavte cíl, abyste nějaký nedůležitý úkol uskutečnili za deset nebo méně minut. Tato technika vám sama o sobě může často vyšetřit až 90 minut denně. Těchto 5 technik představuje skvělý začátek, jak dosáhnout nadprůměrné úrovně účinnosti, kterou jsme všichni schopni.

Autor: Siimon Reynolds 

Volný překlad: Zita Hájková