Náplň práce asistentky ředitele – Co musí umět?

Jen si představte, že máte takové kvality, že se bez vás neobejde vysoce postavený ředitel firmy. A naopak jako manažer firmy si představte, že za vás převezme důležité úkoly schopný člověk, na kterého se budete moci spolehnout za každé situace. Náplň práce asistentky zahrnuje nejen jednotlivé činnosti a znalosti, ale také konkrétní rysy osobnosti člověka. Co musí asistentka ředitele splnit a proč je toto povolání novodobý dream job?

Asistentka ředitele je důležitější, než si myslíte 

Někdy asistentka nebo sekretářka, jindy office manažerka. Povolání asistentky ředitele mívá různá pojmenování, jedno je však neměnné: náplň práce. Úkolem asistentky ředitele je odbavení dílčích úkolů, na které již vysoce postavený nadřízený nemá dostatek času.

Kafíčko sem, kafíčko tam funguje možná ve filmech. Profesionální asistentka ředitele nebo manažera je naopak velmi zodpovědná práce vyžadující duchapřítomnost, organizovanost a flexibilitu. Diář ředitele se totiž může měnit ze dne na den, někdy z minuty na minuty a právě jeho asistentka na to musí neprodleně reagovat.

A nenechte se mýlit. Toto povolání mohou vykonávat, a často i vykonávají jak ženy, tak muži. Každý, koho baví řešení netradičních situací a vítá nové příležitosti k osobnímu růstu, si pozici asistentky/asistenta zamiluje. 

5 hlavních důvodů, proč je práce asistentky skvělá

1. Je pestrá. V žádném případě nespadnete do nudného stereotypu, ale každý den na vás čeká nová výzva. To znamená, že se můžete neustále učit novým věcem.
2. Je stabilní. Na pozici asistentky ředitele vás čeká stabilní pracovní zázemí i rámcová pracovní náplň. Tato jistota stálého uplatnění a stabilního platu je velmi příjemná.
3. Je jednoduchá. Ve většině případů se jedná o poměrně snadné pracovní úkoly, které si zvládnete rychle osvojit. Zásadní je perfektně zvládnutý time management.
4. Je extrovertní. Zcela určitě vás čeká častý kontakt s lidmi a zařizování spousty věcí, jak osobně, tak po telefonu. Pokud milujete práci s lidmi, bude vás to bavit. 
5. Je akční. S velkou pravděpodobností neprosedíte celý pracovní den na jednom místě. Naopak bude potřeba tam něco vyzvednout, tam zařídit, tam navštívit.

Práce asistentky ředitele a kdo se na ni hodí

Pro koho je profese asistentky ředitele vhodná? To záleží nejen na zkušenostech získaných během let, ale také na samotné osobnosti, která se o pozici asistentky uchází.

Jen tak dokáže náplň práce asistentky ředitele skutečně a s lehkostí obsáhnout.

Znalosti, vlastnosti a dovednosti asistentky je dobré znát i z pohledu nadřízeného. Vy jako ředitel se totiž nemusíte ostýchat je po své asistentce vyžadovat a trvat na nich.

MUST HAVE aneb znalosti, vlastnosti a dovednosti

Láká vás práce na pozici asistentky ředitele? Váháte, co by měla vaše asistentka splňovat? Každá asistentka by měla nezávisle na délce své praxe disponovat těmito znalostmi, vlastnostmi a dovednostmi:

Znalosti

• Středoškolské vzdělání s maturitou (ekonomické zaměření výhodou) nebo vysokoškolské bakalářské vzdělání (ekonomické zaměření výhodou).
• Pokročilá znalost kancelářského softwaru (alespoň Word, Excel a PowerPoint).
• Anglický jazyk slovem i písmem, případně další cizí jazyky.
• Výhoda: absolvované kurzy zaměřené na práci asistentky, jako je například kurz Nenahraditelná asistentka pod vedením Kristýny Stokláskové.

Vlastnosti

• Empatie
• Pečlivost
• Flexibilita
• Samostatnost
• Cit pro detail
• Organizační schopnosti
• Spolehlivost
• Zodpovědnost
• Komunikativnost
• Příjemné vystupování
• Odolnost vůči stresu
• Asertivita
• Ochota učit se
• Nadšení pro věc

Dovednosti

• Schopnost rychle odbavovat požadavky svého nadřízeného.
• Příjemné a empatické vyřizování e-mailů a telefonátů.
• Přehledné organizování diáře a schůzek nadřízeného.
• Pečlivé a systematické vedení veškeré administrace.
• Tvorba prezentací a schopnost je předvést na poradách.
• Pohotová asistence u pracovních schůzek a porad.

Někdy se může jednat ještě o mnohem širší repertoár dovedností, který může zahrnovat správu sociálních sítí, organizování porad, obchodní korespondence a další administrativní činnosti jako například objednávky kancelářských potřeb nebo příprava materiálů k tisku.

Bez skvělého time managementu se na pozici asistentky ředitele neobejdete. Rovněž pamatujte na to, že každý šéf je jiný, a tedy každý může vyžadovat něco odlišného.

Splňuji, nebo nesplňuji?

Jsem uchazeč: Pokud se ve výše uvedeném úplně nevidíte, poohlédněte se raději po jiné pracovní pozici. Náplň práce asistentky ředitele nejspíše není pro vás to pravé.

Jsem ředitel: Pokud najdete osobu, která splňuje výše zmíněné, můžete jásat. S největší pravděpodobností se totiž stane vaší pravou rukou a spolupráce bude výborně fungovat.

Něco navíc je vždycky plus

Asi jako v každé branži platí, že ten, kdo nabídne nějakou neotřelou schopnost navíc, může získat plusové body. Například další cizí jazyk, zálibu v systematickém třídění složek nebo předchozí zkušenosti s organizováním večírků na lodi pro významné osobnosti.

Nebojte se ve svém životopise vyzdvihnout zajímavé zkušenosti a záliby, které by mohly být na pozici asistentky ředitele přínosem.

Kontaktujte Šéfův svět!
Kristýna Stoklásková | kristyna@sefuvsvet.cz | +420 603 172 577

_{Šéfův svět propojuje manažery a asistentky už od roku 2016. Jeho středobodem je Kristýna, která byla dříve také asistentkou a nyní působí jako headhunter se specializací na administrativu, rozvíjí stávající asistentky, zaškoluje nové tváře a pro ředitele firem hledá ty nejlepší asistentky, které do jejich světa zapadnou jako dokonale padnoucí dílek skládačky. 
Kristýna má svou databázi osvědčených asistentek, realizuje nábory od A do Z, sdílí užitečné e-booky, nabízí mentoring asistentkám a organizuje kurzy, semináře a workshopy. Její schopnost objevit talenty a naučit je vše potřebné pro roli nepostradatelné asistentky dokazuje řada osvědčení a certikátů získaných během její kariéry v personalistice.}